Вы не поверите, но многие ПРЕДПОЧИТАЮТ ЗВОНИТЬ!

04.08.17 09:16 530    
До сих пор продолжаю слышать, что в деловом общении легче позвонить, чем написать письмо, мол, звонок – это проще и быстрее!

Перечислю 11 преимуществ ведения деловой коммуникации по почте.

1. Электронное письмо прочитывается полностью

Одно из главных отличий письма от телефонного разговора заключается в том, что адресат обязательно прочитает все, что вы написали, вне зависимости от того, хочет он этого или нет.
Поэтому жалобы чаще всего излагают в письменном виде – так они обязательно будут прочитаны, даже если никто этого не хочет. Электронное письмо не перебьешь на полуслове.
Если вы хотите, чтобы ваше сообщение было выслушано полностью – направляйте его по электронной почте.
Человек инвестировал усилия, написал – значит, даже ради уважения это будет прочитано.

2. Письмо легче структурировать

Основная проблема личного или телефонного разговора – плохая структурированность информации. При телефонном разговоре очень много теряется из-за негативной динамики информационного потока.
Собеседники постоянно перескакивают с темы на тему, отвлекаются, что-то забывают, а о чем-то, наоборот, говорят слишком долго, ходят по кругу, теряют сообщения. Кроме того, у нас не всегда получается внятно говорить.
В этом плане у электронной почты есть огромное преимущество. Вы можете заранее тщательно структурировать письмо, написать его так, как вам кажется правильным. Используйте пункты, нумерованные списки, картинки, акценты – выделить такое голосом очень сложно.
Когда мы пишем, мы учимся структурно мыслить, внятно передавать свои идеи и предложения.

3. Электронное письмо – это повод к действию

Исследования, проведенные Гарвардской школой бизнеса, показали, что около 70 % деловых телефонных звонков забываются уже через два часа. Мало кто воспринимает разговор по телефону или даже личную встречу как повод к действию – после разговора обычно требуется ставить напоминание, приклеивать листочек или рисовать крестик на руке.
Электронное письмо, висящее в ящике, будет постоянным и очень сильным напоминанием. От него достаточно трудно избавиться, не выполнив (разве что удалить не раздумывая).
Также в почте можно настроить удобные инструменты управления задачами.
Привыкнув к тому, что каждое письмо является поводом к действию, вы и ваши сотрудники будете успевать в несколько раз больше и перестанете забывать о важном.

4. История переписки

Электронная почта позволяет хранить историю переписки. Благодаря этому у вас всегда перед глазами есть вся информация по вопросу, положению дел, даже если переписка велась год. Вы помните о том, о чем шел телефонный разговор месяц назад?
Просмотрел в почте историю переписки и все восстановил в памяти.
Когда я иду к клиенту, я просматриваю всю историю коммуникаций – и все всплывает в памяти, я ориентируюсь в вопросе, как рыба в воде.
Если вы хотите, чтобы вся дискуссия была легкодоступна для всех участников – общайтесь по электронной почте.
В Штатах хорошим тоном в деловом телефонном общении, кстати, считается написание протоколов после его завершения.

5. Доказуемость сообщения

Электронное письмо является виртуальным средством общения, но во многих случаях может иметь реальную юридическую силу. К примеру, в Дании электронные обращения в государственные органы регистрируются, и не ответить на такое письмо государственная служба просто не имеет права. Некоторые подвижки в этой сфере происходят и у нас.
Много клиентов будут писать нам запросы именно по электронной почте.
Отправив письмо, вы почти всегда сможете легко доказать, что вы его действительно отправили – вот оно, лежит в папке «Исходящие». Оправдания «Не дошло» уже не работают, на дворе XXI век. «Попало в спам» – тоже, это просто не ваша проблема.
Кроме того, если клиент или сотрудник говорит «Мол, мы НЕ О ТОМ ГОВОРИЛИ», всегда можно показать переписку – «Посмотри, дорогой»…

6. Ящик = лист задач

Для многих деловых людей инбокс перестал быть местом, в которое попадают все входящие письма, – он стал настоящим листом задач. Письмо = задача.
Блокноты, органайзеры – они в большинстве случаев неудобны, потому что у вас нет привычки проверять их пятьсот раз в день. А вот электронную почту вы читаете постоянно.
Хотя правильный органайзер тоже необходим.

7. Хранилище информации

Ваша электронная почта хранит в себе большое количество информации помимо непосредственно переписки. Электронные адреса собеседников и их телефоны, приложенные файлы, даты отправки писем – нужно уметь искать и использовать это в нужный момент.
Их архивов переписки можно в любое время вытащить драгоценные и очень нужные файлы, коммерческие предложения, удачные письма клиентам, презентации и т. д.
Часто летит система или что-то теряется, а из почты можно вытащить многое, даже то, что считалось давно утерянным.

8. Подпись адресата

Электронная почта адресата становится одним из основных доказательств подлинности письма.
Электронная подпись – мощный элемент маркетинга и брендинга компании.
В подписи можно прописать какой-то важный месседж, даже УТП для потенциальных клиентов.
Также НЕОБХОДИМ собственный почтовый эккаунт компании! Это признак дурного тона – отправлять письма клиентам с бесплатного эккаунта, к тому же у осторожного человека такое письмо может вызвать слишком много подозрений.

9. Письмо читается, когда на это есть время, то есть в сегменте «ВАЖНОЕ И НЕ СРОЧНОЕ»

На пятиминутный телефонный разговор нужно как минимум десять минут – пять ваших, и пять собеседника. Вы оба должны быть достаточно свободны для разговора, иметь подходящую обстановку и просто хотеть общаться. Все эти факторы не всегда совпадают, и поэтому разговор нередко проходит впустую, часто разговору мешает фон, эмоциональный (внутренний), шумовой (наружный).
Электронное письмо читается только тогда, когда у получателя есть на это время и желание. Он может прочесть его, а исполнить немного позже – как он пожелает.

Берегите время собеседника – пишите ему по электронной почте, разве что у вас нет для него очень срочной и важной информации, собеседник может именно в этот момент выполнять очень важную для него задачу, а тут ЗВОНОК!

10. Удовольствие от чистого ящика

Главный бенефит, удовольствие от выполненных дел, пришел и в мир электронной почты. То есть если мы отработали все задачи, то это видно по СПАСИБО, которое пишут в почте партнеры и коллеги.
Сама суть электронной почты как списка мотивирует делать все до конца, вознаграждая за это.

11. Более оперативное делегирование и возможность включения группового разума

В письме можно обозначить ответственного исполнителя, того, кто ему помогает, супервайзера и т. д. Через электронную почту можно протестировать инициативы и идеи, мгновенно собрать мнения тех экспертов, которые вас интересуют. Утвердить макеты, сделать исследования с внутренними фокус-группами и пр.
Телефон тоже важный инструмент для бизнес-коммуникаций, через телефон можно «надавить» и «прессануть»: «Мол, когда вам лучше встретиться – в четверг или пятницу?». Лучше ругаться и запугивать, воздействуя на эмоциональный компонент, лучше напоминать о долгах, телефон незаменим для коллекторов. По телефону нужно грамотно отрабатывать входящие звонки при массовых трансакционных продажах.
Но почта, конечно, есть почта, она в деловом общении однозначно рулит!

ТРЕНИНГ
ЖЕСТКИЙ МЕНЕДЖМЕНТ
В УСЛОВИЯХ НАРАСТАЮЩЕЙ КОНКУРЕНЦИИ
16-17 августа в Киеве


Теги:


Комментировать

 *

Наши клиенты

Google+