Предпочитаете звонить?

18.09.17 14:31 270    
До сих пор продолжаю слышать, что в деловом общении легче позвонить, чем написать письмо, мол, звонок – это проще и быстрее!

В противовес этому перечислю 11 преимуществ ведения деловой коммуникации по почте.


Статья из электронного журнала для владельцев и ТОП-менеджеров аптечных сетей «PharmaChief»

1. Электронное письмо прочитывается полностью

Одно из главных отличий письма от телефонного разговора заключается в том, что адресат обязательно прочитает все, что вы написали, вне зависимости от того, хочет он этого или нет.
Поэтому жалобы чаще всего излагают в письменном виде – так они обязательно будут прочитаны, даже если никто этого не хочет. Электронное письмо не перебьешь на полуслове.
Если вы хотите, чтобы ваше сообщение было выслушано полностью – направляйте его по электронной почте. Человек инвестировал усилия, написал – значит, даже ради уважения это будет прочитано.


2. Письмо легче структурировать

Основная проблема личного или телефонного разговора – плохая структурированность информации. При телефонном разговоре очень много теряется из-за негативной динамики информационного потока.
Собеседники постоянно перескакивают с темы на тему, отвлекаются, что-то забывают, а о чем-то, наоборот, говорят слишком долго, ходят по кругу, теряют сообщения. Кроме того, у нас не всегда получается внятно говорить.
В этом плане у электронной почты есть огромное преимущество. Вы можете заранее тщательно структурировать письмо, написать его так, как вам кажется правильным. Используйте пункты, нумерованные списки, картинки, акценты – выделить такое голосом очень сложно.
Когда мы пишем, мы учимся структурно мыслить, внятно передавать свои идеи и предложения.

3. Электронное письмо – это повод к действию

Исследования, проведенные Гарвардской школой бизнеса, показали, что около 70 % деловых телефонных звонков забываются уже через два часа. Мало кто воспринимает разговор по телефону или даже личную встречу как повод к действию – после разговора обычно требуется ставить напоминание, приклеивать листочек или рисовать крестик на руке.
Электронное письмо, висящее в ящике, будет постоянным и очень сильным напоминанием. От него достаточно трудно избавиться, не выполнив (разве что удалить не раздумывая).
Берегите время собеседника – пишите ему по электронной почте, разве что у вас нет для него очень срочной и важной информации, собеседник может именно в этот момент выполнять очень важную для него задачу, а тут ЗВОНОК!
Также в почте можно настроить удобные инструменты управления задачами.
Привыкнув к тому, что каждое письмо является поводом к действию, вы и ваши сотрудники будете успевать в несколько раз больше и перестанете забывать о важном.

4. История переписки

Электронная почта позволяет хранить историю переписки. Благодаря этому у вас всегда перед глазами есть вся информация по вопросу, положению дел, даже если переписка велась год. Вы помните о том, о чем шел телефонный разговор месяц назад?
Просмотрел в почте историю переписки и все восстановил в памяти.
Когда я иду к клиенту, я просматриваю всю историю коммуникаций – и все всплывает в памяти, я ориентируюсь в вопросе, как рыба в воде.
Если вы хотите, чтобы вся дискуссия была легкодоступна для всех участников – общайтесь по электронной почте.
В Штатах хорошим тоном в деловом телефонном общении, кстати, считается написание протоколов после его завершения.

5. Доказуемость сообщения

Электронное письмо является виртуальным средством общения, но во многих случаях может иметь реальную юридическую силу. К примеру, в Дании электронные обращения в государственные органы регистрируются, и не ответить на такое письмо государственная служба просто не имеет права. Некоторые подвижки в этой сфере происходят и у нас.
Многие клиенты будут писать нам запросы именно по электронной почте.
Отправив письмо, вы почти всегда сможете легко доказать, что вы его действительно отправили – вот оно, лежит в папке «Исходящие». Оправдания «Не дошло» уже не работают, на дворе XXI век. «Попало в спам» – тоже, это просто не ваша проблема.
Кроме того, если клиент или сотрудник говорит «Мол, мы НЕ О ТОМ ГОВОРИЛИ», всегда можно показать переписку – «Посмотри, дорогой»…

6. Ящик = лист задач

call-2-3 Для многих деловых людей инбокс перестал быть местом, в которое попадают все входящие письма, – он стал настоящим листом задач.
Письмо = задача.
Блокноты, органайзеры – они в большинст­ве случаев неудобны, потому что у вас нет привычки проверять их пятьсот раз в день. А вот электронную почту вы читаете постоянно.
Хотя правильный органайзер тоже необходим.

7. Хранилище информации

Ваша электронная почта хранит в себе большое количество информации, помимо непосредственно переписки. Электронные адреса собеседников и их телефоны, приложенные файлы, даты отправки писем – нужно уметь искать и использовать это в нужный момент.
Их архивов переписки можно в любое время вытащить драгоценные и очень нужные файлы, коммерческие предложения, удачные письма клиентам, презентации и т. д.
Часто летит система или что-то теряется, а из почты можно вытащить многое, даже то, что считалось давно утерянным.

8. Подпись адресата

Электронная почта адресата становится одним из основных доказательств подлинности письма.

Также НЕОБХОДИМ собственный почтовый эккаунт компании!

Электронная подпись – мощный элемент маркетинга и брендинга компании.
В подписи можно прописать какой-то важный месседж, даже УТП для потенциальных клиентов.
Это признак дурного тона – отправлять письма клиентам с бесплатного эккаунта, к тому же у осторожного человека такое письмо может вызвать слишком много подозрений.

9. Письмо читается, когда на это есть время, то есть в сегменте «ВАЖНОЕ И НЕ СРОЧНОЕ»

На пятиминутный телефонный разговор нужно как минимум десять минут – пять ваших и пять собеседника. Вы оба должны быть достаточно свободны для разговора, иметь подходящую обстановку и просто хотеть общаться. Все эти факторы не всегда совпадают, и поэтому разговор нередко проходит впустую, часто разговору мешает фон, эмоцио­нальный (внутренний), шумовой (наружный).
Электронное письмо читается только тогда, когда у получателя есть на это время и желание. Он может прочесть его, а исполнить немного позже – как он пожелает.

Берегите время собеседника – пишите ему по электронной почте, разве что у вас нет для него очень срочной и важной информации, собеседник может именно в этот момент выполнять очень важную для него задачу, а тут ЗВОНОК!

10. Удовольствие от чистого ящика

Главный бенефит, удовольствие от выполненных дел, пришел и в мир электронной почты. То есть если мы отработали все задачи, то это видно по СПАСИБО, которое пишут в почте партнеры и коллеги.
Сама суть электронной почты как списка мотивирует делать все до конца, вознаграждая за это.

11. Более оперативное делегирование и возможность включения группового разума

В письме можно обозначить ответственного исполнителя, того, кто ему помогает, супервайзера и т. д. Через электронную почту можно протестировать инициативы и идеи, мгновенно собрать мнения тех экспертов, которые вас интересуют. Утвердить макеты, сделать исследования с внутренними фокус-группами и пр.
Телефон тоже важный инструмент для бизнес-коммуникаций, через телефон можно «надавить» и «прессануть»: «Мол, когда вам лучше встретиться – в четверг или пятницу?». Лучше ругаться и запугивать, воздействуя на эмоциональный компонент, лучше напоминать о долгах, телефон незаменим для коллекторов. По телефону нужно грамотно отрабатывать входящие звонки при массовых трансакционных продажах.
Но почта, конечно, есть почта, она в деловом общении однозначно рулит!

Юрий ЧЕРТКОВ,
бизнес-тренер,
директор компании «Агентство Медицинского Маркетинга»


Теги: , , , ,


Комментировать

 *

Наши клиенты

Google+