Успеть все! Пять советов руководителю

28.07.17 10:02 478    
У короля ужасов Стивена Кинга есть повесть, по сюжету которой зубастые монстры буквально пожирают время, и спастись от них никому не под силу. Пожалуй, этот образ бессмысленных и беспощадных чудищ, отбирающих у людей часы и минуты, удачнее всего отражает эмоции, которые испытывает руководитель фармбизнеса, чей рабочий день разделяют лишь несколько часов ночного сна. Проблема в том, что человек – не вечный двигатель, и если трудиться в таком режиме, то рано или поздно произойдет «поломка». А значит, азы тайм-менеджмента пора использовать не только для того, чтобы подстегнуть «задумчивых» сотрудников, но и чтобы освободить для себя самый ценный ресурс.

Статья из электронного журнала для владельцев и ТОП-менеджеров аптечных сетей «PharmaChief»

Кто съел мое время?


Опросы показывают, что лишь 2 % заведующих и директоров аптек считают, что у них достаточно времени на выполнение всех необходимых дел. У подавляющего большинства заведующих аптеками есть всего 1–2 часа на общение с детьми, супругами, на собственное хобби. Причины тотальной занятости начальства известны. В отличие от рядовых работников, руководитель не может рассчитывать на то, что кто-то другой «заставит» его все делать вовремя, выполнять взятые на себя обязательства по срокам, лимитирует его рабочее время. Понятия «заслуженный отпуск», «больничный» и прочие приятные сердцу простых тружеников бонусы – пустой звук, когда речь идет о собственном бизнесе. Или когда наемный руководитель отвечает перед инвестором за все процессы на предприятии. Но возникает логичный вопрос: в чем смысл быть главным, если в итоге нет времени голову поднять от работы, не то что насладиться жизнью?

Чтобы перестать быть той самой замученной белкой в колесе, нужно остановиться и проанализировать ситуацию.

Итак, куда девается время руководителя? И почему работа ведется в стиле «Пожар! Горим! Сделать на вчера!»?

Как правило, бездонным колодцем для времени становятся рутинные вопросы – они занимают у руководителя аптеки до 60 % времени.


Мелкие дела обычно не включены в планы на день, чаще всего их «подбрасывают» сотрудники, которые неиссякаемым ручейком идут к руководителю за разрешением своих проблем. Кто-то на кого-то пожаловался, кому-то нужен отпуск в августе, а у кого-то ошибки в отчете – осчастливить всех невозможно, но попытки это сделать чреваты тем, что на управление времени не останется. Если ситуация знакома до боли и мешает выполнению более серьезных задач – пора все менять: найти и обезвредить интригана, обучить (уволить) непрофессионалов, в конце концов, переложить обязанность общения с сотрудниками на уполномоченное лицо (делегирование – великая привилегия начальства, которой пора учиться пользоваться).

У заведующей аптекой нередко отнимают ценное время медпредставители. Но эта проблема легко решается. Все солидные фармкомпании договариваются о встречах заранее и не создают нелепых форс-мажоров. А в остальных случаях на входе в кабинет можно посадить строгого секретаря, который будет отфильтровывать нежелательных посетителей.

Нередко время улетучивается в долгих поисках нужного номера телефона, на срочных встречах и т. д. То есть в бесконечных мелких делах. Кроме того, многие руководители аптек часто недооценивают то количество времени, которое необходимо на выполнение задачи, и в итоге тратят на нее на 10–30 % больше времени, чем запланировано.

Совет 1. Выяснить, куда девается время, поможет простое упражнение: в течение одного дня необходимо скрупулезно фиксировать, что и в котором часу делали и сколько времени на каждое дело потратили. А в конце дня проанализировать записи.

Игра в важно / неважно

Чтобы начать все успевать, необходимо составить себе четкий план. Для этого можно воспользоваться подходами, которые применяют для расписывания стратегии компании. Только теперь речь идет о конкретном человеке – руководителе. Перечень задач составляется на день, неделю, месяц, квартал, год.

Совет 2. Чем меньше временной промежуток, на который составляется план, тем подробнее расписываются задачи.

И, конечно, план должен быть в письменном виде – не нужно забивать память, ее и так на все не всегда хватает. Не стоит включать в планирование нереалистичные цели. Известный психологический феномен: чем более простыми кажутся цели, тем быстрее человек берется за дело. Обязательно нужно отмечать в плане результаты, а не только абстрактные действия. То есть вместо «Изучить конкурентную среду» пишем «В течение трех недель подготовить сводную таблицу по конкурентам, выделить главное и обсудить с генеральным директором. Срок выполнения – 21 июля». Так намного проще себя дисциплинировать.

Можно встретить советы, что план на день составляется утром, в первые 10 минут рабочего дня. Но практика показывает, что это не самый оптимальный вариант. Лучше планировать следующий день с вечера. Тогда, просыпаясь утром, человек уже знает свои задачи на день, подсознание за время сна успело их переработать и теперь готовит подходящие решения. В результате новый день уже не кажется неведомой «серой зоной», и все важные дела выстраиваются в четкую цепь.

Совет 3. Начинать планирование нужно с расставления приоритетов. Самое срочное дело не всегда бывает самым важным, но именно такие неотложные задачи занимают большую часть времени.

Специалисты по тайм-менеджменту советуют составлять планы по принципу «из будущего – к настоящему», как бы двигаясь задом наперед: сначала определить далекие задачи, а потом шаги к ним, но не от первого к последнему, а в обратном порядке.

Например, чтобы разработать десять шагов, сначала нужно определить десятый шаг, потом девятый, за ним восьмой и так далее, до первого, который должен быть сделан в ближайшее время.

План на каждый день

Одним из эффективных инструментов контроля рабочего времени для руководителя аптеки является матрица Эйзенхауэра, которую придумал 34-й президент США. Правда, подходит она только для планирования на короткий срок.


Согласно такому подходу, все задачи разделяются на основе двух критериев: «срочно» и «важно». Для начала необходимо записать все задачи на день. При этом учитываются не только самые «горящие» дела, но и долго­срочные проекты, на реализацию которых ежедневно нужно выделять часть рабочего времени. Приоритеты делятся на три группы:

1) «Сделаю обязательно, поскольку невыполнение задачи критично для меня»;
2) «Могу кому-то делегировать и освободить время»;
3) «Могу перенести, это не отразится негативно на результатах».

Главный упор, конечно, делается на цели из первой группы. При этом не ослабляется контроль во второй группе. А к третьей группе целей приступаем только тогда, когда важные и срочные дела уже выполнены или не требуют участия руководителя.

Естественно, необходимо выделить определенное время на выполнение каждой задачи. Специалисты советуют отвести важным и срочным делам 60 % всего времени, а 20 % оставить на реализацию несрочных, но важных задач, чтобы минимизировать вероятность форс-мажора. Включают в план на день и пресловутый «аврал»: на него «закладывается» 20 % оставшегося времени.

Совет 4. «Запланировать» форс-мажор легко: нужно оставить в запасе около двух свободных часов, сделать «окна» в расписании. Если ничего внезапного не случится, можно перейти к задачам из треть­ей группы. А если появится срочное дело, руководитель уже во всеоружии.

Важный момент, о котором многие забывают: эффективное управление временем – это еще и отдых. Нельзя в попытке успеть все поддаваться искушению засиживаться допоздна, работать без обеда и перекуров. Усталость имеет свойство накапливаться, а затем перерастать в нервные срывы, болезни или просто в неэффективную работу. В деловом мире хорошо знаком термин «кароши», что значит «смерть от переутомления». В Японии ведется статистика смертей на работе. Их основная причина – инсульт, инфаркт из-за стресса.

Совет 5. Тайм-менеджмент должен предусматривать ритмичный отдых. Не зря в недалеком прошлом практиковалась производственная гимнастика, а в школах и вузах уроки длятся по 45–90 минут. Затем наступает «переменка».

***

И в заключение – совет-бонус: не стоит забывать о том, что руководитель аптеки – это человек, который удерживает сотрудников на цели, напоминает им о том, к чему стремится вся компания, и к чему должны стремиться они сами. Для того чтобы заражать сотрудников вирусом целеустремленности, нужно и самому оставаться энергичным и полным сил. А для этого необходимо давать себе паузы, полноценно отдыхать, наполняя каждую минуту жизни ценными, эффективными и приятными вещами.

Светлана Вешняя


Теги: , , ,


Комментировать

 *

Наши клиенты

Google+