Как все успевать: SOS

19.07.17 06:00 651    
Когда попадаешь в тихую спокойную атмосферу аптеки, порой кажется, что заведующая – это человек, который просто сидит в своем кабинете, но понаблюдав за ее работой в течение дня, сложно понять, как можно в один день уместить и продажи, и работу с сотрудниками, и заполнение отчетов, и работу с товаром и многое другое. Как же все это сделать красиво и разумно, чтобы действительно со стороны казалось, что именно ты – та заведующая, которая спокойно работает в своем кабинете?

Статья из журнала для провизоров и фармацевтов «Рецепты аптечных продаж»

Наверное, каждый слышал такое понятие, как «тайм-менеджмент». А что же оно означает на самом деле? В переводе – управление временем.

Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.

Понятие «тайм-менеджмент» означает управлять временем, я же предлагаю рассмотреть его с другой точки зрения. Временем никто не может управлять, время просто идет. Только сам человек своими действиями и восприятием создает иллюзию для себя, что время летит, бежит или ползет. Я верю в то, что сам человек может управлять собой во времени, и для этого у него есть множество методов, техник и инструментов.

Поэтому в этой статье мы рассмотрим два ключевых метода управления собой во времени для заведующей аптеки, чтобы успевать делать важное в течение дня.

Первый метод – фокус дня

Предлагаю «есть слона по кусочкам» и начать с главного, с цели на день, определить главную идею дня. В начале своего рабочего дня определить для себя, что конкретно я хочу совершить в своей аптеке за этот день. Отвечая на этот вопрос, вы как заведующая и управленец можете определить для себя те приоритеты, которые самые актуальные на данный момент для вашей аптеки, команды и компании в целом. Приоритеты помогут на протяжении дня фокусироваться, а фокус приведет к достижению цели.

Поставьте себе конкретную, определенную во времени, измеримую, достижимую и в то же время амбициозную цель, которая напрямую зависит от вас, а значит, от работы вашей команды. Например, до 20.00 сделать продажи на уровне «Х» тыс. грн за счет осуществления комплексной продажи каждым сотрудником. И, исходя из поставленной цели, определить свои задачи на день. К примеру, это может быть координация работы в торговом зале в час пик, оперативка в начале дня с первостольниками о важности комплексного лечения и постановка задачи каждому сотруднику, срез результатов продаж сотрудников в течение дня, обратная связь первостольникам по работе с клиентами или другое. Важно то, что первичной всегда есть цель, а вторичной – задача. Работа заведующей не должна напоминать приключение, которое произошло с известным писателем Бернардом Шоу.

Расскажу немного смешную и в то же время грустную историю о Бернарде Шоу. Он ехал из Лондона в какое-то другое место, и кондуктор пришел проверить билеты. Шоу начал искать билет во всех карманах, в сумке… Кондуктор сказал:

– Я вас знаю. Вас все знают. Вы – Джордж Бернард Шоу. Вас знает весь мир. Билет обязательно найдется, наверное, вы просто забыли, куда его положили. Не беспокойтесь. Бог с ним.

– Вы не понимаете мою проблему. Я ищу билет не для того, чтобы показать его вам. Я хочу узнать, куда я еду. Этот дурацкий билет – если он потерялся, я тоже потеряюсь. Вы думаете, я ищу билет ради вас? Скажите мне, куда я еду!

– Это уже чересчур! Я просто пытался вам помочь. Не волнуйтесь. Может быть, вы вспомните позже? Как я могу вам сказать, куда вы едете?

В такой ситуации может оказаться каждый, особенно в суете будней и повышенной многозадачности.



Когда выставлены приоритеты в работе, есть четкие и понятные цели на день, тогда очень легко определить ключевое действие, которое сможет держать фокус на результате. Именно это действие будет занимать 20 % ваших усилий и давать 80 % результатов (принцип Парето).


Итак, первый метод управления собой во времени говорит о постановке цели на день и удержании фокуса на ней в течение всего рабочего дня через две-три ключевые задачи в работе заведующей. Именно цель и фокус помогут структурировать день, внести полную логику и гармонию в рабочий процесс. Метод фокуса дня поможет развить в себе навык выставления приоритетов.

Работа похожа на фотоаппарат: проявляется именно то, на чем фокусируешься!

Когда вы определите две-три ключевые задачи на день, исходя из своей цели, тогда все остальные дела приобретут название «текущие», те, что просто перетекают изо дня в день и лишь поддерживают, так сказать, «чистоту и славу вашей аптеки». Что же с ними делать?

Второй метод – автоматизация текущих дел

Предлагаю их автоматизировать, что значит осознанно выделить ограниченное время на их выполнение. Сделать весь объем работ за определенное время и снова вернуться к своей идее дня. Создать некую временную рамку для каждого повторяющегося дела. Заполнить полностью рамку одним текущим делом, не выходя за ее границы. Например, на работу с сайтом предписаний вы ежедневно выделяете 30 минут в день, за это время полностью сверяете препараты в аптеке с сериями в предписаниях.

Метод автоматизации текущих дел в аптеке похож на технику тайм-менеджмента «Помидоро», которая помогает эффективно выстроить рабочий процесс и сохранить при этом спокойствие, уверенность и энтузиазм в работе.

Расскажу немного истории, почему этот метод так вкусно называется «Помидоро». В 1980-х годах у людей были другие проблемы, о тайм-менеджменте задумывались меньше. Франческо Чирилло, в ту пору студент итальянского университета, после окончания первого курса и успешной сдачи экзаменов испытывал депрессию. Приходя из университета домой, он продолжал учиться и вскоре понял, что не понимает, на что тратит свое время.

Новые экзамены наступили быстрее, чем он думал, и оказалось, что Франческо Чирилло не готов к ним, хотя и проводил за учебой много времени. Осознав это, он задался вопросом: «Смогу ли я по-настоящему учиться хотя бы 10 минут?». Подобной цели мало – нужен был объективный судья, и им стал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Так техника и получила свое название.

В эпоху сильного информационного потока, постоянных отвлечений эта техника становится настоящим спасением для нашего мозга. Она помогает:

• максимально включиться в работу в промежутке 25–30 минут и не отвлекаться на работу, когда она уже закончена;
• улучшить качество выполняемой работы, что позволит больше не возвращаться к ней;
• повысить решимость сделать сложные дела, так как мозг знает, что ему просто нужно продержаться определенное время.

В работе заведующей очень много отвлекающих факторов. Иногда нужно помочь первостольнику в торговом зале, иногда – принять товар либо ответить на телефонный звонок. Как же с этим быть в автоматизации своих задач с помощью техники «Помидоро»?

Многие гуру тайм-менеджмента советуют оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов – это задача максимальной важности, а 1 балл – задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Франческо Чирилло настаивает на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера, который ни в коем случае нельзя ставить на паузу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.

В борьбе с отвлечениями мне нравится использование шкалы (оценивать каждый отвлекающий фактор по важности десятибалльной шкалой). С ее по­мощью заведующая может выделить в работе аптеки те зоны роста, на которые нужно обратить свое внимание для увеличения своей продуктивности и результативнос­ти аптеки. Например, если каждый раз вас отвлекают первостольники, которые не могут найти нужный препарат, значит, нужно в дальнейшем поработать или над порядком в аптеке, или над знаниями сотрудников. Если вы отрываетесь каждый раз от поставленной задачи, чтобы решить конфликт в аптеке, значит, нужно научить сотрудников обслуживать трудных клиентов.

Все свои текущие дела в работе (работа с документами, с предписаниями, с товаром и др.) заведующая аптекой может легко автоматизировать. Для этого нужно:

• определить для них четкое время в своем рабочем дне;
• включить таймер на 25–30 минут;
• полностью погрузиться в работу;
• сделать ее;
• больше не возвращаться к этим вопросам на протяжении дня.

«Сделал дело – гуляй смело!»

Заведующие-управленцы, желаю вам сначала попробовать или отважиться прожить один свой рабочий день в такой перспективе, и вы заметите, насколько больше всего важного можно успеть сделать за день, если держать фокус на цели и автоматизировать текущие дела.

Олеся Слободянюк,
коуч, бизнес-тренер компании «Агентство Медицинского Маркетинга»,
член Международной ассоциации коучей и тренеров IPACT;
провизор с шестилетним опытом в управлении филиалом аптечной сети



Комментировать

 *

Наши клиенты

Google+